Сказ о том, как мы систему управления предприятием продавали

Сказ о том, как мы систему управления предприятием продавали

Сегодня рассказ пойдет о системе финансового учета и управления предприятием – MyBEAM. О том как мы её продавали и что из этого получилось (или – как мы её продаём и что получается).

Обычно на каждой встрече с заказчиками мы рассказываем об основных модулях системы (сотрудники, расчет ЗП, выставление счетов, интеграция с 1С, отчеты для директоров P&L, Cash Flow и т.д.). И многие нам отвечают: «Если бы вы появились в момент появления нашей компании и у нас была бы такая система изначально, то конечно нам было бы намного легче. А сейчас многое из того, что у вас есть в системе мы написали сами. Частично это реализовано во внутренних системах, частично внутри 1С, частично в Excel файлах. Данные для P&L мы собираем из разных подразделений, формат конечно пока у всех разный, но это не страшно. Потом мы их сводим в единую таблицу. И такую таблицу можно и самому сделать, это не сложно»…

Мы всегда объясняем руководителям, что: да, круче Excel инструмента нет, потому что в Excel вообще можно всё что угодно запрограммировать, но даже у него есть недостатки… … попытаюсь перечислить основные:

Первое – небезопасность информации при хранении данных в файлах и пересылке их по почте. При таком способе хранения информации легко взять и унести базу клиентов или другую важную информацию с собой. Человек увольняется, а файлы, которые у него были в почте или сохранены где-то на внешний диск никто не удаляет. И это проблема.
Система MyBEAM – это не изобретение чего-то нового, до которого другие пока не додумались. Это систематизация процессов управления, которые есть в любой компании. Данные внутри системы хранятся в центральной базе данных. Взять и унести эти данные рядовой сотрудник и даже руководитель не могут. Более того: если человек уволился, то его учётная запись блокируется и он больше не может видеть данных в системе.

Второе – авторизация доступа к данным разного уровня. Проблема Excel в отсутствии разграничения прав людей – нет возможности настроить какие роли видят какие данные и какие роли могут с какими данными работать. В MyBEAM это реализовано с помощью понятий “Группы” и “Роли”. Роль задает право человека на определенном экране выполнять заданные для данной роли действия. Группа задает то, какие данные человек видит на определенном экране. Например, группа “Отдел кадров” видят всех сотрудников в списке, а группа “Менеджеры офисов и объектов” видят только своих сотрудников, работающих в данном офисе или объекте.

Третье – бесперебойная работа, независимо от «доступности уникального эксперта или просто головастого админа». Тут проблема в том, что экспертиза накапливается у определенных сотрудников, они программируют формулы и т.д.. Человек может уйти, созданные им Excel файлы продолжат какое-то время работать, но потом рано или поздно перестанут работать.

Четвертая проблема с Excel в том, что нельзя руководителю увидеть сразу в одном месте откуда взялась та или иная цифра в P&L. Тем самым срабатывает наше национальное увлечение немного таскать с работы… и в пересылаемых Excel файлах легко чуток подкрутить цифры, чтобы никто ничего не заметил. Это не обязательно P&L отчет, это может быть, например, список закупок на объекте за наличные. Я не говорю, что так делают все, но такие люди есть и сложно проверить это досконально. В MyBEAM все цифры имеют свое место в системе, всегда можно понять откуда они возникли и почему именно такая цифра.

Пятое – чтобы обновить формулы в Excel или обновить отчет необходимо всем на компьютеры передать новую версию. MyBEAM – это решение, работающее в веб-браузере и обновление происходит 1 раз на сервере. Бегать по клиентским компьютерам не нужно.

Ну и напоследок, еще один минус под номером шесть. Просто картинкой

Мы в начале пути и нам еще предстоит пройти довольно сложный путь, чтобы убедить людей, что система работает и, что они получат реальную отдачу от системы в будущем. Но, как говорится, дорогу осилит идущий…